Helen Shoja

Experience

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  Stadt Mannheim

  May 2013 - Nov 2016

  Ferienbetreuerin

  • Gemeinsame Aufbereitung eines abwechslungsreichen Ferienprogramms• Eigenständige Gestaltung von altersgerechten Spiel- und Kreativangeboten• Betreuung der Kinder bei Ausflügen und Aktivitäten

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  Pädagogisches Landesinstitut Rheinland-Pfalz

  Sept 2014 - Nov 2018

  Pädagogische Einsatzkraft (PES)

  • Unterrichtsvertretung während der Abwesenheit regulärer Lehrkräfte• Durchführung von vorbereiteten Lektionen gemäß Lehrplänen und Anweisungen• Vorbereitung und Durchführung eigener Unterrichtsstunden und -einheiten• Eigenverantwortliche Sprachförderung im Rahmen des Deutsch als Zweitsprache (DaZ)-Programms• Aufrechterhaltung des Klassenmanagements und Schaffung eines positiven Lernumfelds• Unterstützung und Anleitung von Schülern, einschließlich individueller Betreuung• Zusammenarbeit mit Lehrkollegen und Schulleitungsteam für einen reibungslosen Schulbetrieb• Dokumentation von Unterrichtsfortschritt, Schülerverhalten und anderen relevanten Informationen Show less

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  Automobilindustrie, Medizintechnik, Pharmaindustrie uvm.

  Jul 2015 - Aug 2020

  Veranstaltungsmanagerin

  • Ganzheitliche Planung, Organisation und Umsetzung von Kongressen, Messen und Schulungen• Aktive Unterstützung bei Messeauftritten, einschließlich präziser Standplanung und -betreuung• Bereitstellung von Räumlichkeiten, technischer Ausstattung und Catering-Services• Koordination von Gästelisten, Einladungen und RSVPs für Firmenevents und Kongresse• Erstellung effektiver Präsentationen, Werbematerialien und Veranstaltungsunterlagen• Eigenständige Gästebetreuung, Registrierung und lösungsorientierte Problemlösung• Enge Zusammenarbeit mit internen Teams, externen Dienstleistern und Veranstaltungsorten• Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs der Veranstaltungen durch präzise Organisation• Dokumentation und sorgfältige Auswertung von Veranstaltungsergebnissen• Kontinuierliches Feedback zur Verbesserung und Optimierung zukünftiger Veranstaltungen Show less

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  ŠKODA AUTO Deutschland GmbH

  Mar 2019 - Apr 2019

  Veranstaltungsmanagerin

  𝗦𝗸𝗼𝗱𝗮 𝗦𝗰𝗮𝗹𝗮 𝗣𝗿𝗼𝗱𝘂𝗸𝘁𝘁𝗿𝗮𝗶𝗻𝗶𝗻𝗴Unterstützung bei der Durchführung eines 14-tägigen Trainings in Dubrovnik, Kroatien, für rund 5000 Škoda-Vertriebs- und Service-Mitarbeiter zur Einführung des Škoda Scala und dessen Vorzüge im Vergleich zu Konkurrenzfahrzeugen.• Koordination der Ankunft der Vertriebsmitarbeiter am Flughafen Dubrovnik • Bereitstellung von Transportmitteln zu den Unterkünften und Veranstaltungsorten• Aufbereitung von Unterlagen, Zeitplänen und Materialien für die Vertriebslehrgänge zum Škoda Scala• Durchführung von Veranstaltungen und Aktivitäten für die Veranstaltungsteilnehmer • Förderung des Teamgeistes und insbesondere der Markenbindung• Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs während der Schulungstage• Unterstützung beim Abbau von Ausrüstung und Materialien nach Abschluss der Veranstaltung Show less

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  Daimler AG

  May 2019 - Jul 2019

  Veranstaltungsmanagerin

  𝗗𝗿𝗶𝘃𝗶𝗻𝗴 𝘁𝗵𝗲 𝗻𝗲𝘄 𝗔𝗰𝘁𝗿𝗼𝘀 - 𝗝𝗫𝗽𝗲𝗿𝗶𝗲𝗻𝗰𝗲 𝗕𝗮𝗿𝗰𝗲𝗹𝗼𝗻𝗮 𝟮𝟬𝟭𝟵Unterstützung bei der Durchführung eines Schulungs-Events für den neuen Actros, der mit seinem innovativen Active Drive Assist einen Meilenstein in der Sicherheit setzt und teilautomatisiertes Fahren in allen Geschwindigkeitsbereichen ermöglicht.• Koordination der Ankunft der Vertriebsmitarbeiter an den Veranstaltungsorten• Bereitstellung von Transportmitteln zu den Unterkünften und Veranstaltungsorten• Aufbereitung von Unterlagen, Zeitplänen und Materialien für die Vetriebslehrgänge zum neuen Actros• Durchführung von Veranstaltungen und Aktivitäten für die Veranstaltungsteilnehmer • Förderung des Teamgeistes und insbesondere der Markenbindung• Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs während der Schulungstage• Unterstützung beim Abbau von Ausrüstung und Materialien nach Abschluss der Veranstaltung Show less

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  FCA Fiat Chrysler Automobiles

  Aug 2019 - Apr 2020

  Front Office Managerin

  • Empfang und Betreuung von Kunden, Besuchern und Lieferanten im Front Office• Beantwortung von Telefonanrufen und Weiterleitung an die entsprechenden Abteilungen• Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Terminvereinbarungen, Korrespondenz und Datenpflege• Bearbeitung von Posteingang und -ausgang sowie Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeiter• Bereitstellung von Informationen über Produkte, Dienstleistungen und Unternehmensrichtlinien• Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, um einen reibungslosen Bürobetrieb sicherzustellen• Sicherstellung eines hohen Kundenservicestandards für die Besucher am Standort Frankfurt• Sicherstellung eines professionellen Erscheinungsbilds des Empfangsbereichs• Eigenverantwortliche Verwaltung und Organisation des Empfangsbereichs Show less

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  Magnus Consulting

  Mar 2021 - now

  𝗘𝘅𝘁𝗲𝗿𝗻 (𝗘𝗻𝗲𝗿𝗴𝗶𝗲𝘃𝗲𝗿𝘀𝗼𝗿𝗴𝗲𝗿)• Organisation und Umsetzung der OKR-Implementierung im Unternehmen• Interne Coachings und Schulungen zu agilen Prinzipien, Praktiken und dem Scrum-Framework• Unterstützung des Teams bei der Umsetzung und Anwendung von OKR-Methoden und -Praktiken• Entwicklung der Mitarbeiter in Richtung Selbstorganisation und funktionsübergreifender Teamarbeit• Koordination und Moderation der Scrum-Events (Planning, Reviews, Refinements, etc.)• Überwachung von Objectives and Key Results (OKRs) zur Ausrichtung an den Unternehmenszielen• Frühzeitige Identifizierung und Beseitigung von Hindernissen (Impediments)• Analyse und Bewertung der OKR-Ergebnisse zur kontinuierlichen Verbesserung Show less 𝗜𝗻𝘁𝗲𝗿𝗻• Organisation und Umsetzung der OKR-Implementierung im Unternehmen• Interne Coachings und Schulungen zu agilen Prinzipien, Praktiken und dem Scrum-Framework• Unterstützung des Teams bei der Umsetzung und Anwendung von OKR-Methoden und -Praktiken• Entwicklung der Mitarbeiter in Richtung Selbstorganisation und funktionsübergreifender Teamarbeit• Koordination und Moderation der Scrum-Events (Planning, Reviews, Refinements, etc.)• Überwachung von Objectives and Key Results (OKRs) zur Ausrichtung an den Unternehmenszielen• Frühzeitige Identifizierung und Beseitigung von Hindernissen (Impediments)• Analyse und Bewertung der OKR-Ergebnisse zur kontinuierlichen Verbesserung Show less 𝗜𝗻𝘁𝗲𝗿𝗻• Koordination interner und externer Ressourcen zur Definition und Umsetzung von Anforderungen• Standardisierung von Recruiting-Prozessen zur Optimierung der Personalbeschaffung• Durchführung interner Rekrutierungsprozesse, wie das On-und Offboarding von Mitarbeitern • Durchführung des Rechnungslaufs und Vorlaufs der Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter• Unterstützung bei der Prozessoptimierung und Einführung neuer Systeme und Technologien• Analyse von Prozessen und Identifizierung von Automatisierungspotenzialen• Erstellung und Pflege von BPMN-Flows zur Visualisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen Show less 𝗘𝘅𝘁𝗲𝗿𝗻 (𝗔𝘂𝘁𝗼𝗺𝗼𝗯𝗶𝗹𝗶𝗻𝗱𝘂𝘀𝘁𝗿𝗶𝗲)• Erstellung und Aktualisierung der Verfügbarkeitsliste der Projektteilnehmer• Durchführung interner Rekrutierungsprozesse, wie das On-und Offboarding von Mitarbeitern • Verwaltung der Bereitschaftszeiten und -verfügbarkeiten im iLert-System• Bearbeitung von Third Party Access (TPA) wie Buchhaltung und Einkauf (TPA-Tool, Jira)• Erstellung von Berichten für die Führungsebene (L1-Meeting, Management-Committee und ISC)• Planung und Kontrolle der Kosten mittels ProSt/SAP• Erfassung von Arbeitszeiten (GWM, NewCATS)• Erstellung von Restaufwandsberichten für die einzelnen DevOps-Teams• Verwaltung der Projektakten und Projekthandbücher in SharePoint Show less 𝗘𝘅𝘁𝗲𝗿𝗻 (𝗖𝗵𝗲𝗺𝗶𝗲𝗶𝗻𝗱𝘂𝘀𝘁𝗿𝗶𝗲)• Terminkoordination zwischen eigenen Mitarbeitern und externen Dienstleistern• Koordination projektspezifischer Meetings sowie deren administrative Vor- und Nachbereitungen• Erstellung und Pflege von Präsentationen für die wöchentlichen Status Calls• Moderation der wöchentlichen Status Calls in einem internationalen Projektteam• Mitverantwortlichkeit für die Pflege und Aktualisierung des Projektbudgets (Budget Controlling)• Verantwortlichkeit für den Aufbau und der Instandhaltung projektbezogener SharePoint-Seiten • Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung der monatlichen Status Reports• Erstellung und Pflege der Nachbereitung von Meetings in Form von Action Lists• Tracking des Fortschritts der Projektarbeit der einzelnen Streams Show less

  • IT Consultant Agile Coach (OKR Master)

    Oct 2023 - now

  • IT Consultant Agile Coach (OKR Master)

    Jan 2023 - now

  • IT Consultant PMO

    Aug 2020 - now

  • IT Consultant PMO

    Aug 2021 - Jul 2022

  • IT Consultant Testmanager

    Feb 2022 - Mar 2022

  • IT Consultant PMO

    Mar 2021 - Jul 2021