Paula Silva

Experience

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  Covidien Healthcare

  Apr 2005 - Oct 2008

  Customer Services

  - Receção e registo de pedidos de encomendas de material hospitalar- Gestão dos pedidos:saidas de armazém,transporte e chegada ao cliente- Coordenação dos pedidos:faturação,notas de crédito- Organização e coordenação de equipamentos hospitalares: garantias,trocas,reparações- Manutenção da base de dados de clientes e material hospitalar- Atendimento telefónico- Gestão administrativa da função: arquivo,correspondência,validação de notas de encomenda e de crédito- Apoio à gestora de Serviço a Clientes Show less

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  Envision

  Nov 2008 - Mar 2011

  Secretária Administrativa

  - Coordenação da agenda diária da Direção- Elaboração cartas,reports e apresentações- Gestão do escritório: apoio à equipa,organização de horários,férias, faltas e manutenção do arquivo e do economato - Controle da faturação - Marcação e organização de reuniões- Coordenação e marcação de viagens,hoteis e transporte

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  Astellas Pharma

  Mar 2011 - Jan 2012

  Assistente do Departamento de Vendas

  - Suporte administrativo ao Departamento de Vendas;- Coordenação e organização da participação de convidados e colaboradores emCongressos Nacionais e Internacionais e em Cursos especializados;- Apoio administrativo à Equipa de Vendas, assim como o suporte ao Departamento de Marketing;- Preparação de relatórios, apresentações, atas e minutas;- Preparação de apresentações da Direção de Vendas e Geral;- Organização e coordenação de reuniões nacionais, internacionais e de Reuniões ciclo;- Gestão de salas de reunião e verificação do estado das mesmas;- Marcação de viagens nacionais e internacionais e o respectivo alojamento e transporte;- Atendimento telefónico;- Validação de facturas de acordo com a Orden de compra emitida;- Verificação e inserção das Notas de Despesa da Equipa de Vendas; - Gestão da correspondência; Show less

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  Rottapharm | Madaus Portugal

  Apr 2012 - Jan 2015

  Executive Assistant to the General Manager

  - Responsável por secretariar e apoiar na gestão das actividades do Director Geral, assim como apoiar na organização e coordenação das actividades do departamento;- Contacto com clientes e entidades a nível nacional e internacional;- Agendamento,organização e preparação de reuniões a nível nacional e internacional;- Presença em reuniões para elaboração de documentos oficiais (relatórios e atas);- Seguimento e acompanhamento do cumprimento dos acordos decididos nas reuniões;- Elaboração de documentos de carácter financeiro e administrativo;- Manuseamento de documentos confidenciais;- Gestão da comunicação interna (comunicados, programas sociais internos, entre outros);- Organização de eventos de cariz institucional e corporativo;- Programação e organização de deslocações de trabalho, viagens e alojamentos quer internas e externas;-Responsável pela implementação e coordenação da gestão documental e arquivo contratual da empresa;- Receção de visitas programadas ou imprevistas;- Interface com os restantes departamentos;- Submissão de despesas do Departamento;- Gestão do economato do departamento;- Gestão da correspondência;- Gestão telefónica; Show less

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  Oracle Hospitality, LLC

  Mar 2015 - Aug 2015

  Assistente comercial

  - Suporte administrativo à equipa de vendas e Director Comercial;- Contacto com clientes, fornecedores e entidades do sector da Hotelaria e Restauração;- Inserção de propostas e acompanhamento das mesmas;- Actualização da base de dados;- Preparação de reports e documentação;- Apoio em eventos externos

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  Merck Group

  Sept 2015 - Feb 2017

  Assistente GM Consumer Health Iberia,Marketing & Vendas

  - Assistente Executiva ao General Manager CH Iberia e Direcção de Marketing,Vendas e Logística- Tarefas administrativas inerentes á função- Apoio aos colaboradores do Departamento Consumer Health- Gestão da agenda e calendário do GM e Directores de Marketing & Vendas- Organização,coordenação e suporte a reuniões (ciclo, Leadership,departamentais,entre outras)- Organização de eventos internos CH- Organização, coordenação e marcação de viagens e alojamentos nacionais e internacionais para a Direção, colaboradores internos e externos- Inscrição em Congressos e conferências nacionais e internacionais de colaboradores e convidados Merck- Gestão das despesas da Direção- Inserção de requisições em sistema Sap e Ariba e gestão das Purchase orders- Preparação de apresentações, cartas institucionais, actas, relatórios, entre outros documentos oficiais- Assegurar a comunicação entre a Direção e seus colaboradores e interlocutores externos- Interface com os departamentos existentes na empresa Merck Show less

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  Alcon, A Novartis Division

  Apr 2019 - Oct 2022

  - Apoio administrativo ao departamento de recursos humanos em Portugal e Espanha ( iniciativas de Hr,onbordings, eventos, formações, entre outros assuntos de Hr)- Suporte à Country Manager - Responsável pela gestão do escritório- Ponto de contato entre a Alcon Portugal e as restantes unidades de negócio e diversos departamentos - Apoio ao Procurment em Portugal - Contato com fornecedores e gestão do processo de abertura dos mesmos seguindo o procedimento local e global de complianceElaboração de ordens de compra,validação de faturas e follow up do pagamentoContato com interlocutores internos e externos Apoio na gestão da frotaOrganização de eventos internosOrganização e coordenação de reuniões Participação em grupos x-dividional como representante AlconApoio na organização de eventos de cariz solidárioEnvio de comunicações internasResponsável pela organização do arquivo e normas IGM da divisãoApoio direto em projetos Six Sigma: projeto fornecedores e organização processos de faturação ( envio de faturas, alocação, contato com fornecedores, pagamento) Show less Creating an inspiring and healthy environment that will increase overall happiness levels and the well-being of employees. Provide executive, administrative and development support to Alcon Portugal Hrbp, Business Unit managers and associates, as well to the Country Manager Iberia. Responsible for the office administration according to service level, local & global policies and procedures. Also responsible for ensuring office operations, supplies, daily routines to mantain a safe and secure working environment. Manage information flow on a daily basis in a timely and accurate mannerAct as point of contact for associates, managers, vendors, local & globally. Process purchase orders, validate invoices, create vendors ( following the local and global compliance and procurment processes) Support the Fleet management. Corporate Archive - update the database and ensure that all documentation is in Compliance with company policies and legal procedures. Support in Contract management ( Corporate, vendors, Hcp,among others) Scheduling meetings and appointments, executing internal events,including: internal events, meetings,leadership meetings... Send internal communicationsSite lead in Alcon volunteer program: Alcon in Action. Show less

  • Hr and Office Administrative Assistant

    May 2017 - Oct 2022

  • Office Management -create an environment that will increase overall happiness levels!

    Apr 2019 - Sept 2022
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  Vantage Towers

  Oct 2022 - now

  Team Assistant

  Support and contribute for VT team achievements and sucess.