Diana Lara

Experience

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  Tempo&Memória

  Aug 2007 - May 2009

  Auxiliar Técnico de Arquivo

  *Implantação de Gestão Documental: recebimento, classificação, cadastro em base de dados/GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), digitalização e arquivamento;*Mapeamento do fluxo documental das áreas administrativas e técnicas, através de entrevistas com colaboradores e análise de documentos, com foco em estabelecer controles internos;*Atendimento interno (departamentos) e externo (auditorias e fiscalizações): analisar informações, realizar pesquisas, fornecer documentos e acompanhar o cumprimento dos prazos de entrega.Principais resultados obtidos:*Projeto de transferência entre arquivos externos: diagnóstico da situação inicial, elaboração de cronograma, controle de orçamento e reporte mensal ao cliente, com objetivo de garantir a conformidade da empresa às regras gerais do grupo e o menor custo da guarda externa.*Projeto de implantação de Arquivo Central: tratamento de massa documental acumulada, levantamento de produção documental por setor e montagem do layout, alcançando a sistematização e padronização do acervo, evitando perdas e extravios, além de garantir economia de tempo, com rápida localização dos documentos; por outro lado, o controle dos prazos de guarda garante economia de espaço interno e redução do custo de armazenagem externa. Show less

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  CPC - COMPANHIA DE PARTICIPAÇÕES EM CONCESSÕES - GRUPO CCR

  May 2009 - Mar 2014

  Agente de Serviços de Engenharia | Arquivo Técnico

  *Gestão de documentos de Engenharia Civil (recebimento, controle de revisões, distribuição e arquivamento físico e digital) e codificação de documentação técnica;*Atendimento interno (Orçamento e Obras): recebimento da solicitação, pesquisa em banco de dados, negociação de prazos de entrega e envio de documentos, buscando otimização do processo;*Atendimento externo (Artesp e fiscalizadoras): controle da correspondência oficial (incluindo distribuição das entradas e acompanhamento das saídas), visando atender as demandas dentro dos prazos legais, evitando atrasos e possíveis multas;*Participação em reuniões de alinhamento com Artesp e empresas fiscalizadoras para identificação de pendências e negociação de prazos para regularização.Principais resultados obtidos:*Implantação de controle de pendências e aprovações ARTESP, garantindo tempestividade das informações solicitadas pela Agência e redução de tempo em consultas e pesquisas internas. Show less

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  ELIS

  Mar 2014 - now

  *Gestão de pessoas;*Gestão Documental (Arquivo Administrativo);*Gestão de certidões de regularidade (CND/CPEN/CPD Municipal, Estadual, Federal, FGTS e Trabalhista);*Mapeamento de pendências Municipais, Estaduais e Federais: relacionamento com órgãos públicos para identificar antecipadamente débitos e direcionar tratativas, em comunicação contínua com diversos níveis da companhia sobre os impedimentos identificados; *Reporte à gerência e à diretoria e suporte aos setores Contábil, Fiscal, Comercial, Gestão de Clientes, Financeiro, SGI e Logística;*Gestão de fornecedores do setor - lançamento e acompanhamento de pedidos de compra.Principais resultados obtidos:*Implantação do setor corporativo de CND (desde levantamento das certidões, respectivos impedimentos, mapeamento de empresas e filiais ativas, até parametrização do sistema e automatização do processo), gerando um controle sistemático e antecipado das certidões, assegurando a regularidade da empresa perante órgãos públicos e a participação em licitações, além de possibilitar a mitigação de riscos de forma mais ampla. Show less *Gestão de pessoas;*Gestão documental (Arquivo Administrativo - Contabilidade, Fiscal, Financeiro e RH);*Atendimento interno e externo: analisar informações, realizar pesquisas, fornecer documentos e acompanhar o cumprimento dos prazos de entrega;*Apoio ao setor Fiscal: emissão de relatórios para conferência e monitoramento de notas fiscais e tributos, bem como prestar suporte às auditorias e fiscalizações;*Gestão de fornecedores do setor - lançamento e acompanhamento de pedidos de compra.Principais resultados obtidos:*Redução do custo com arquivo externo, devido negociação com solicitantes e fornecedor.*Responsável pela mudança do acervo (Jundiaí/SP - Videira/SC), incluindo gestão de cronograma e custos, cotação e contratação de prestadores de serviços (negociação de preços, prazos e demais condições), além de atuação “hands on” em todas as etapas do projeto. Show less

  • Supervisora Administrativa

    Sept 2019 - now

  • Arquivista

    Mar 2014 - Aug 2019